Was sind vertrauliche Daten im Betrieb?
Jedes Unternehmen und jeder Betrieb sammelt im Laufe des geschäftlichen Handelns eine große Zahl an Daten. Sei es nun die Kundendatei, Produktionsdaten oder eben Daten aus Finanzen und Bilanzen. Meist werden diese elektronisch gespeichert, viele lagern aber auch in Papierform in unzähligen dicken Ordnern. Mit den Jahren wird also die Frage nach einer adäquaten Aktenvernichtung zu stellen sein. Fraglich ist hierbei nur, welche Methoden am besten geeignet sind und welche Daten überhaupt vernichtet werden müssen.
Natürlich muss man an dieser Stelle erst einmal eine Unterscheidung der jeweiligen Vertraulichkeit treffen. Kundendaten sind natürlich immer besonders sorgsam zu behandeln, denn kein Unternehmen möchte sich vorwerfen lassen, dass Unbefugte hierauf ohne große Probleme Zugriff erhalten könnten. Nicht anders verhält es sich mit Vertragsunterlagen und wichtigen Internas, wie beispielsweise Zeichnungen aus der Fertigung, Produktionspläne und Marketingunterlagen. Auch Daten und Unterlagen über das Personal und geheimhaltungswürdige Memos sollten möglichst so vernichtet werden, dass man keine Rückschlüsse mehr auf die ursprüngliche Version mehr erhalten könnte.
Geht es jedoch um weniger vertrauliche Unterlagen wie alte Kataloge und Broschüren, unwichtige Notizzettel und dergleichen, so muss man um deren Willen sicherlich kein so großes Engagement an den Tag legen. Gesetzlich geschützt sind dagegen Unterlagen und Daten, die einen gewissen Personenbezug haben. Hierzu zählen wie bereits benannt Daten über Kunden oder Personal, allesamt mit genauem Bezug zu einer bestimmten Person. Diese Daten müssen nicht nur gut geschützt sein, sie müssen nach der Verwendung auch gelöscht bzw. vernichtet werden, so jedenfalls möchte es der Gesetzgeber. Alle anderen Daten ohne direkten Bezug zu einer Person unterliegen gesetzlich allenfalls einer Aufbewahrungsfrist, wie sie am Ende vernichtet werden hängt dann jedoch vom Betrieb selbst ab. Wichtig hierbei ist, alles was Aufschluss über das Unternehmen gibt und gegen dieses verwendet werden kann (beispielsweise zum Nachbau des Produktes) sollte immer so vernichtet werden, dass es hinterher nicht mehr verwertbar ist.
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